【建設業】採用サイトのフォームメール未達を解消し応募受付を復旧

ご相談の経緯

建設業の採用サイトにおいて、応募フォームから送信した内容が採用ご担当者様に届かない事象が継続的に発生しており、応募者から「フォーム送信後に何の連絡もない」というお問い合わせをいただいて事の重大さに気づかれたとのことです。応募の機会損失が発生していることが明らかであったため、まずは状況を正確に把握したいというご相談でした。

調査と原因

サーバー側のメール送信ログおよびWordPress側の送信履歴を確認したところ、原因は1つではなく、いくつかの要素が重なっていることが分かりました。まず、サーバー側のメール送信機能（MTA）が長期間機能していない状態であったこと。次に、独自ドメインに対する送信元の認証情報（SPF）が、現在利用しているメール送信経路を許可していない状態であったこと。そして、フォームプラグインの送信元アドレスが、実在しないアドレスに設定されており、受信側のメールサーバーで自動的に弾かれる原因となっていたことです。

対応内容

WordPress側にSMTP送信を担うプラグインを導入し、契約されているメールサービスの送信サーバーを経由する構成へ切り替えました。あわせて、独自ドメインのDNSにSPFおよびDKIM（送信元認証のための情報）を追加し、受信側で正規の送信元として認識されるよう整えております。フォームプラグイン側の送信元アドレスも、実在のメールアドレスへ修正いたしました。

切替後、複数の主要メールサービス宛にテスト送信を行い、いずれも受信トレイへの到達を確認しております。

結果

メール未達は解消され、応募内容が採用ご担当者様の受信トレイに確実に届く状態となりました。あわせて、応募者向けの自動返信メールも整備しており、応募から1次対応までの体験全体を見直すことができております。

費用の目安

ライト実装プラン：60,000〜100,000円（税込）
サイトの規模・状態により変動します。
初回調査：20,000円（診断のみのご利用も可）