【医療（歯科）】予約システム連携で来院前の問い合わせ負担を軽減

ご相談の経緯

歯科クリニックのお客様より、公式サイトと外部の予約管理サービスがそれぞれ独立して運用されている現状について、利用者が「空いている時間を確認したい」「予約したい」と思った際にサイトと予約システムを行き来する必要があり、来院前のお問い合わせ電話が想定以上に多く発生しているというご相談をいただきました。受付ご担当者様の電話対応負荷を軽減し、利用者にも分かりやすい導線を整えたいというご要望です。

調査と設計

現在ご利用の予約管理サービスが外部連携用のインターフェース（API）を提供されていることを確認のうえ、サイト側に「空き状況の表示」と「予約導線」を組み込む方針で設計いたしました。あわせて、休診情報や急な診療時間の変更も、診療所内のシステム上で更新すればサイト側にも自動で反映される構成といたしました。

対応内容

予約システム側の認証情報を安全に保管したうえで、空き状況の取得・表示・自動更新の仕組みを実装いたしました。表示は院内ですぐに開けるよう、初診・再診・診療科目・曜日別の切り替えに対応した構成となっております。利用者の方が「空いている時間を確認 → そのまま予約に進む」流れを1画面で完結できる動線に整えたほか、休診情報の表示についても、サイト管理者が個別に更新する必要がない仕組みとしております。

結果

来院前のお問い合わせ電話、特に「営業時間の確認」「空き時間の問い合わせ」に関するものが大きく減少し、受付ご担当者様の電話対応負荷を軽減することができました。あわせて、サイト経由での予約件数も継続的に増加しており、ご来院いただく前の利用者体験を含めて改善することができております。

費用の目安

スタンダード実装プラン：90,000〜160,000円（税込）
月額保守（推奨）：8,800円〜／月
連携先の予約システム仕様により変動します。
初回調査：20,000円（診断のみのご利用も可）